Zásady zpracování osobních údajů

Účinnost od: 11. 9. 2026
Verze: 2.0

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost ELIA, s.r.o. zpracovává osobní údaje při provozu webových stránek, komunikaci se zájemci a zákazníky a při poskytování služby ELIA Asistent.

Používání cookies, localStorage, sessionStorage, analytických značek a podobných technologií je podrobněji popsáno v samostatném dokumentu Zpracování cookies a podobných technologií.

1. Kdo zpracovává vaše údaje

Správcem je:

ELIA, s.r.o.
Hviezdoslavovo námestie 7, 811 02 Bratislava
IČO: 35 878 185
IČ DPH: SK2021791981
Zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl: Sro, vložka číslo: 30925/B
E-mail: contact@elia.sk

Pokud ELIA Asistent zpracovává komunikaci, dokumenty, údaje koncových uživatelů nebo jiná data zákazníka v rámci služby, ELIA zpravidla vystupuje jako zpracovatel jménem zákazníka. Takové zpracování se řídí zejména smlouvou se zákazníkem a Smlouvou o zpracování osobních údajů.

2. Na koho se zásady vztahují

Tyto zásady se vztahují zejména na:

návštěvníky webových stránek ELIA Asistent,
zájemce o službu, kteří nás kontaktují nebo si vyžádají demo,
zákazníky a osoby jednající za zákazníky,
uživatele administrace, dashboardu a zákaznických účtů,
osoby komunikující s námi prostřednictvím e-mailu, formuláře, telefonicky nebo jiným kanálem,
koncové uživatele, jejichž údaje zpracováváme tehdy, když sami určujeme účel a prostředky zpracování.

Pokud komunikujete s chatbotem nebo automatizovaným asistentem nasazeným na webu našeho zákazníka, správcem vašich osobních údajů je zpravidla tento zákazník. ELIA v takovém případě zpracovává údaje jako jeho zpracovatel.

3. Jaké údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie údajů:

identifikační údaje, například jméno, příjmení, pracovní pozice, název společnosti,
kontaktní údaje, například e-mail, telefon, adresa, fakturační údaje,
přihlašovací a účtové údaje, například uživatelské ID, role, tenant, stav účtu a technické přihlašovací záznamy,
údaje z komunikace, například obsah zpráv, e-mailů, formulářů, poznámek, příloh a požadavků na podporu,
obchodní a smluvní údaje, například objednávky, cenové nabídky, faktury, stav plateb a historie smluvního vztahu,
technické a provozní údaje, například IP adresa, typ zařízení, prohlížeč, operační systém, čas přístupu, logy, bezpečnostní události, identifikátory relace,
analytické údaje o používání webu nebo služby, pokud je příslušný nástroj zapnutý a právně dovolený,
konfigurační údaje integrací, například nastavení komunikačních kanálů, webhooků, CRM nebo kalendářů,
údaje vložené do funkcí AI, zejména textové vstupy, znalostní podklady, historie komunikace a metadata potřebná k vytvoření odpovědi.

Nežádáme, abyste do služby vkládali zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, údaje o trestních věcech, rodná čísla, údaje dětí nebo jiné vysoce citlivé údaje, pokud to není nezbytné, zákonné a zvlášť dohodnuté.

4. Účely, právní základy a doby uchovávání

Účel zpracování	Typické údaje	Právní základ	Doba uchovávání
Odpověď na poptávku, demo nebo předsmluvní komunikace	jméno, e-mail, telefon, společnost, obsah zprávy	opatření přijatá před uzavřením smlouvy, oprávněný zájem	po dobu komunikace a zpravidla 3 roky od posledního kontaktu
Uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem	kontaktní osoby, objednávky, nastavení služby, komunikace	plnění smlouvy	po dobu trvání smlouvy a následně zpravidla 4 roky k ochraně právních nároků
Správa zákaznického účtu a dashboardu	uživatelské účty, role, tenant, přihlašovací a provozní záznamy	plnění smlouvy, oprávněný zájem na bezpečném provozu	po dobu trvání účtu a přiměřenou dobu po jeho zrušení
Poskytování AI asistenta a souvisejících funkcí	zprávy, znalostní podklady, metadata komunikace, výstupy AI	plnění smlouvy; u dat zákazníka zpravidla zpracování jménem zákazníka	podle smlouvy, nastavení zákazníka a Smlouvy o zpracování osobních údajů
Fakturace, účetnictví a daňové povinnosti	fakturační údaje, platby, IČO, IČ DPH, smluvní dokumenty	zákonná povinnost	zpravidla 10 let podle účetních a daňových předpisů
Bezpečnost, prevence zneužití a řešení incidentů	IP adresa, logy, bezpečnostní události, tokeny, omezení četnosti požadavků	oprávněný zájem, právní povinnost	zpravidla 12 až 24 měsíců; při incidentu déle podle potřeby
Technická podpora a reklamace	kontaktní údaje, popis problému, komunikace, diagnostické údaje	plnění smlouvy, oprávněný zájem	po dobu řešení a zpravidla 3 roky po uzavření případu
Analytika webu	identifikátory cookies, události návštěvy, technické údaje	souhlas, pokud se vyžaduje	podle nastavení analytického nástroje nebo do odvolání souhlasu
Analytika používání služby a její zlepšování	agregované události používání, technické události, pseudonymizované identifikátory	oprávněný zájem; u některých nástrojů souhlas	podle nastavení nástroje a interních pravidel uchovávání
Marketingová komunikace	e-mail, jméno, společnost, historie souhlasu	souhlas nebo oprávněný zájem u stávajících B2B kontaktů	do odhlášení nebo vznesení námitky; nejpozději po skončení účelu
Právní agenda a ochrana nároků	smlouvy, komunikace, důkazní podklady	oprávněný zájem, právní povinnost	po dobu promlčecích lhůt nebo trvání řízení

Pokud údaje zpracováváme na základě souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

5. Funkce AI

ELIA Asistent může používat technologie umělé inteligence ke generování odpovědí, shrnování komunikace, klasifikaci požadavků, návrhu dalšího postupu, vyhledávání ve znalostních podkladech a automatizaci komunikace.

U funkcí AI platí:

vstupy a výstupy mohou obsahovat osobní údaje, pokud je do služby vloží zákazník nebo koncový uživatel,
AI výstupy mají pravděpodobnostní charakter a mohou být nepřesné nebo neúplné,
zákazník má nastavit službu tak, aby koncoví uživatelé byli přiměřeně informováni o používání automatizované komunikace nebo AI,
údaje zákazníka nepoužíváme k trénování základních AI modelů, pokud to není zvlášť dohodnuto nebo pro to neexistuje samostatný právní základ,
služba není určena k přijímání rozhodnutí výhradně automatizovaným způsobem, která by měla právní účinky nebo obdobně významný dopad na subjekt údajů.

6. Automatizované rozhodování a profilování

Můžeme automatizovaně třídit, označovat, shrnovat nebo směrovat komunikaci, například podle tématu, priority nebo stavu případu. Takové zpracování slouží k provozu služby a zlepšení komunikace.

Nečiníme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, která by měla právní účinky nebo obdobně významný dopad na subjekt údajů, pokud to není výslovně uvedeno a právně přípustné.

7. Komu můžeme údaje zpřístupnit

Osobní údaje můžeme zpřístupnit pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

poskytovatelům cloudové infrastruktury, hostingu, databází, autentizace a úložiště,
poskytovatelům automatizačních, integračních a komunikačních nástrojů,
poskytovatelům AI modelů nebo AI bran používaných k vytváření odpovědí a zpracování vstupů,
poskytovatelům analytiky, bezpečnostních a monitorovacích služeb,
poskytovatelům platebních, účetních, fakturačních a daňových služeb,
poskytovatelům e-mailových, SMS, chatových a jiných komunikačních služeb,
právním, účetním, daňovým a technickým poradcům,
orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon nebo oprávněná žádost.

Podle aktuální konfigurace služby mohou být zapojeni například poskytovatelé jako Supabase, n8n, Microsoft Azure, Stripe, PostHog, Google Analytics, Cloudflare, Better Stack, Application Insights, poskytovatelé e-mailové infrastruktury a komunikačních kanálů jako Twilio, Meta, Telegram, Microsoft nebo Google. Konkrétní seznam se může lišit podle toho, jaké integrace má zákazník zapnuté.

8. Předávání mimo EHP

Někteří příjemci nebo jejich technická infrastruktura se mohou nacházet mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě používáme vhodné právní mechanismy podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky, dodatečná technická a organizační opatření nebo jiný platný mechanismus.

Pokud v rámci služby jednáme jako zpracovatel, pravidla mezinárodních předávání jsou podrobněji upravena ve Smlouvě o zpracování osobních údajů.

9. Bezpečnost údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:

šifrovaný přenos údajů pomocí TLS,
řízení přístupů, role a princip nejnižších oprávnění,
oddělení zákaznických prostředí a tenantů,
autentizaci uživatelů a správu relací,
logování bezpečnostně relevantních událostí,
ochranu veřejných rozhraní omezením četnosti požadavků a bezpečnostními kontrolami,
šifrování nebo bezpečné ukládání tajných klíčů a dalších citlivých přístupových údajů tam, kde je to technicky dostupné,
zálohování a postupy obnovy podle možností použitých poskytovatelů,
interní pravidla důvěrnosti a omezení přístupu pouze na oprávněné osoby,
postupy pro řešení bezpečnostních incidentů.

10. Práva subjektů údajů

Podle GDPR máte zejména právo:

na přístup k osobním údajům,
na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
na výmaz údajů,
na omezení zpracování,
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
odvolat souhlas, pokud zpracování probíhá na základě souhlasu,
podat stížnost u dozorového úřadu.

Pokud vaše údaje zpracováváme jako zpracovatel jménem našeho zákazníka, můžeme vás požádat, abyste svou žádost směřovali přímo na příslušného zákazníka jako správce. Zákazníkovi při vyřizování žádosti poskytneme přiměřenou součinnost.

11. Jak uplatnit práva

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na contact@elia.sk. Při vyřizování žádosti můžeme požadovat přiměřené ověření totožnosti, zejména pokud bez něj nedokážeme bezpečně určit, zda údaje patří žadateli.

Dozorovým úřadem ve Slovenské republice je Úřad na ochranu osobních údajů Slovenské republiky, web: https://dataprotection.gov.sk.

12. Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně služby, technologií, právních předpisů nebo našich interních procesů. Aktuální verze je dostupná na webové stránce služby ELIA Asistent.